残業解消のために

残業について

残業を減らそう。ごたごたで大変な安倍さんもそういっている。

なので、何で残業が発生するか考えてみた。

残業が消えない理由は以下二つあると思う。

①は今回フォーカスせずに②を考えてみた。

① 早く終わっても帰れない

② 業務効率が悪く終わらない

例えば、1週間でタスクA～Mを受け持つ場合を考えてみよう。

新人初期のころは優先もつけられないためタスクA～Mすべてを頭において、その都度優先をつけて一つずつ仕事をこなしていく。そのため、先を見通せず仕事を急ぐべきかどうかわからずただただ焦りながら仕事をしていく。故に効率悪く、仕事が遅れ気味となる。

図1　業務1年目初期

入社してしばらくたつと、重要な仕事とそうでない仕事の区分けが付く。仕事を渡されるときにその仕事の重要度は教えてもらえるがそれを包括的に見た場合、最初は優先がはっきり見えていなかったが、このころになると見えてくる（業務・部署・個人のスキルによって時期は異なるとは思うが）。ただし、仕事の全体像を把握しきっていないため大まかな順位づけしかできず、詳細な順位付けは出来ない。そのため、大切な仕事を絞ってはいるが頭の中でマルチタスク化しており、一つ一つに仕事が集中できる環境を作れていないため効率が悪い。また、タスクA～Fのうちいくつかが水曜日以降に突入（遅れた）した場合リカバーの仕方が分からず、ただ一生懸命仕事を実施して結局遅れが生じる。捨ててもいい仕事、クオリティーが大事な仕事、時間が大事な仕事の区分けがまだできない。

図2　入社半年から3年目ぐらい

仕事の全体の流れが見え始めて、仕事の優先割がうまく考えられるようになる（ただし、この思考に突入でき無い層が3割以上いると思われ、このように考えれるようになるだけで優秀だ）。

仕事はまだ請負仕事が多いが、このぐらいになってくると自分で仕事の優先や求められるクオリティーが理解できるようになり仕事のやり方を階段状に意識して出来るようになる。階段状に仕事をするのは当たり前だが、それを意識して出来るようになるのはまた別である。そのため、週初め、仕事始めに計画を立てて週終わりに振り返りを行う。そして、その余幅を持つことで突発的仕事にも対応できる。このぐらいになると仕事のコントロールを自分でしている感を持てるようになり少しずつ楽しくなる。

図3　入社4年目以降

ここまで振り返って、残業を減らすためにはいかに早く、すべての人が図3の思考に入るにはどうすればいいだろうと考える。テレビで論じている内容もおおむねこの考え方だと思う。

だけど、それでも残業は減らない。

なぜかというと図4のようなことが常に起きるからだ。

図4　突発仕事

通常各個人の能力は上司が把握することで、各個人の能力に合わせて仕事を振る。当たり前の話だし、おおむねどの会社もそのように行っていると思う。

ただし！

各個人の能力を考慮はしているが、最大キャパシティは考慮していない。考慮していないというよりかは考慮できないという方が正しい。

各部署に仕事が割り振られるときはどうしても必要な量（稼ぎ）に対しての割り算となる。その針振られた仕事を最終的に個人に割り振る際に、各々のキャパシティは考慮することが難しい。みんな限界の仕事を受け持っているのに、おれですら限界仕事なのに各々の限界量に関して気にはするが、それ以上の仕事を渡さざる得なくなってしまう。

また、悪循環でキャパシティを超えると効率は悪くなる（集中力が落ちる。）。また、仕事の量が多く、ぎりぎりの納期で仕事していると何かに躓いたとき、そのダメージが大きい。余裕がある時は何か別のもので補てんできるが、余裕がないと利益に直結してダメージが出てくる。

だから、仕事量を交通整理するポジションの人は怒られてでも、仕事を取捨選択していく必要がある。そうすることで結果的に効率はあがるが中々そのようには出来ない。

だから、入社したての新人はぜひ最初に考えてほしい。

今受けている仕事量は自分がやるべき範囲のうちの何％なのか？

キャパを超えて受け持った仕事に対して遅れたって仕方がない。

上司に自分がやるべき仕事量を聞いてもしょうがない。

なぜなら回答してくれないからだ。

そうではなく、自分のやれるべき仕事量に線引きをする。

それ以上できなくてもいいと割り切り、仕事を受けた段階で間に合わないかもしれないと伝えた方がいい。そうすれば、自分に見合う仕事量が来るようになる可能性が高い。

若い人が自信持って仕事が出来るよう世の中になってほしいなぁと。

そのためにはまず残業解消。